Dacă se apropie ziua nunții voastre, aveți deja, probabil, o viziune idilică despre cum ar trebui să fie. Poate vă imaginați un decor de poveste sau poate visați la o nuntă în stil tradițional românesc, însă la toate aceste imagini frumoase trebuie să mai adăugați încă un element important – certitudinea că aveți contracte solide care s-o susțină. Ele vă vor asigura controlul asupra bugetului, dar și asupra produselor și serviciilor pentru marele eveniment.
Vreți să aveți siguranța că veți primi la timp fotografiile de nuntă la care vă așteptați? Semnați un contract cu furnizorul acestor servicii. Vreți să vă asigurați că mâncarea pentru echipa foto video este inclusă în meniurile pentru care ați plătit? Obțineți asta în scris, negru pe alb, în contractul negociat cu sala. Ori poate vreți să știți, dinainte de a semna un contract cu restaurantul dacă, în oferta all-inclusive pe care v-a făcut-o, se regăsesc și serviciile ospătarilor și ale personalului auxiliar sau, la traducerea din engleză în română, „totul” s-a pierdut pe drum?…
E adevărat, poate că nu există nuntă perfectă, dar există surprize neplăcute care pot transforma o zi de sărbătoare într-o experiență stresantă.
Imaginați-vă că ceva nu merge bine în ziua cea mare – că tortul mirilor nu sosește la timp sau chiar deloc ori că ați gândit o nuntă de noapte, dar, cu puțin înainte de ziua 0, restaurantul vă aduce la cunoștință că poate găzdui doar evenimente de zi.
Ei bine, iată ce puteți face pentru ca ziua cea mare să fie de vis și nu un coșmar!
Să vorbim despre contractele cu furnizorii
O strângere de mână, un zâmbet și o asigurare verbală de tipul: ”Nici o grijă, facem să fie bine!” ar putea să vă ofere falsa iluzie că nu vă mai rămâne nimic de făcut decât să vă bucurați de evenimentul mult așteptat. Dar, când ceva nu merge bine, se instalează panica și realizați că nimic din toate astea nu ajută la rezolvarea situației de criză.
De aceea, atât furnizorii, cât și cuplurile care au decis să facă marele pas trebuie să știe la ce să se aștepte unii de la ceilalți, iar a pune aceste așteptări pe hârtie este esențial pentru a avea o zi a nunții fără griji.
Prin urmare, e important să știți exact ce trebuie să conțină un contract cu furnizorii de servicii pe care vi-i doriți pentru nunta voastră, astfel încât ambele părți să fie pe aceeași lungime de undă și fiecare să cunoască din start regulile jocului.
Câteva elemente de bază
► PRIORITIZEAZĂ
Planificarea unei nunți este un proces complex, iar alegerea furnizorilor potriviți poate fi o provocare, mai ales atunci când timpul ne presează.
Rețineți că, de obicei, furnizorii pentru nunți se împart în două mari categorii, în funcție de importanța pe care o au serviciile lor în desfășurarea evenimentului. Vorbim astfel de furnizori principali – restaurantul/locația, muzica(serviciile de sonorizare, DJ, band, formație de muzică populară, artiști), serviciile foto video, flori și decorațiuni, cofetării sau laborator de cofetărie și furnizori secundari – foto booth, cigarbar, transport, mașina de fum etc.
Întotdeauna, contractarea furnizorilor principali va fi prima pe lista de priorități atunci când începeți să vă ocupați de organizarea nunții, indiferent de cât timp mai aveți la dispoziție până la data evenimentului.
►INFORMEAZĂ-TE, VERIFICĂ, ALEGE – în această ordine
Este important să înțelegem că, pentru a organiza un eveniment reușit, trebuie să acordăm o atenție deosebită alegerii furnizorilor potriviți. Nu toți furnizorii sunt la fel și nu toți oferă servicii de calitate.
Prin urmare, e recomandabil să vă informați cât mai bine cu privire la furnizorii disponibili la data evenimentului și să-i selectați doar pe aceia care au o bună reputație și care au primit recenzii pozitive de la clienți ori de la persoane de încredere pentru voi.
Programați o întâlnire față în față sau cel puțin prin videocall cu fiecare furnizor în parte înainte de a face și de a confirma rezervarea serviciilor care vi se oferă.
►PLANIFICĂ și FĂ-ȚI CURAJ
Planificarea, anticiparea și luarea de decizii în cunoștință de cauză sunt cheia succesului atunci când vine vorba de contractele cu furnizorii pentru nuntă.
Înainte de a vă întâlni cu un furnizor, asigurați-vă că v-ați pus de acord asupra a ceea ce doriți și nu doriți ca parte a nunții voastre. Faceți un plan pentru cum să abordați aceste probleme atunci când veți negocia contractul. Deși poate părea dificil să aduceți în discuție anumite probleme, este mult mai riscant să le lăsați nerezolvate. Dacă știți că vă veți simți inconfortabil să puneți anumite întrebări în timpul întâlnirii, încercați să trimiteți un e-mail înainte în care să expuneți subiectele pe care doriți să le discutați.
Contractul – linii generale
► Unii furnizori redactează contracte formale într-un limbaj greoi, cu o mulțime de termeni pe care nu îi veți înțelege. Asigurați-vă că treceți în revistă fiecare rând împreună cu ei, așa încât să nu existe confuzii. E important să fie o comunicare deschisă și sinceră între client și furnizor, pentru ca acesta din urmă să știe exact care sunt cerințele și expectanțele viitorilor miri.
► Anumiți furnizori oferă un contract informal, superficial și care este doar un simplu acord care menționează în linii mari ce se așteaptă de la furnizor și de la client. Chiar dacă lucrați cu apropiați sau cunoscuți, prieteniile e bine să le lăsați acasă și să includeți toate așteptările pe care le aveți în contractul scris până în cele mai mici detalii.
► CITIȚI FIECARE CUVÂNT. Atunci când încheiați un contract, trebuie să știți ce semnați. Dacă nu înțelegeți ceva, ÎNTREBAȚI. Dacă tot nu înțelegeți sau explicația verbală nu se potrivește cu ceea ce citiți, SPUNEȚI.
► Obțineți un exemplar semnat în original. Dacă încheiați un contract, însă doar una din părți deține originalul, acest lucru nu vă va fi de niciun folos în cazul unui litigiu. Toate părțile implicate trebuie să aibă (și să păstreze) câte o copie cu semnăturile originale.
► Fiecare modificare adusă contractului inițial și agreată de părți trebuie trecută într-un act adițional. Orice altă formă scrisă – email, mesaje pe telefon, etc. – prin care părțile își dau acordul cu privire la eventuale schimbări vor fi nule și fără acoperire.
► DOVADA, DOVADA, DOVADA.
În acest domeniu de activitate, cuvântul „dovadă” este un verb. Înseamnă să păstrați orice poate să susțină ceea ce se întâmplă. De exemplu, dacă rochia de mireasă se achită integral, aveți nevoie de o chitanță. Dacă tortul de nuntă este livrat în stare proastă, faceți fotografii și contactați imediat furnizorul. De preferință, în scris. Sigur, în lumea reală, nu veți putea avea dovezi pentru fiecare lucru mărunt, dar orice detaliu care pare că nu e în regulă sau care prezintă un potențial de probleme trebuie să poată fi dovedit.
Secretele unui contract ca la carte
► Să fie înregistrat (are număr de înregistrare, conține data înregistrării, antetul și datele fiscale ale furnizorului, precum și data semnării de către părți).
► Să vină însoțit de o chitanță sau de o factură.
► Să conțină mențiuni clare și cât mai multe detalii despre serviciile furnizate (data evenimentului, intervalul orar de desfășurare a acestuia sau intervalul orar de prestare a serviciilor contractate, prețul exact pentru serviciile menționate sau, dacă prețul este aproximativ la data semnării, acesta depinzând de posibile modificări ale inflației sau alte situații neprevăzute, atunci procentul maxim până la care poate fi modificat costul agreat inițial).
► Să includă descrierea fiecărui detaliu sau a fiecărei etape pentru serviciile respective (număr minim și maxim de persoane, de obiecte, de ore, etc.; culoare, textură, tip de flori, decorațiuni, prăjituri etc.).
► Să specifice dacă furnizorul organizează degustări ori alte evenimente de prezentare ale produselor și serviciilor lor sau dacă mirii vor face alegerile pe baza unor mape de prezentare, pliante ori liste de produse.
► Să menționeze situația/situațiile în care furnizorul își rezervă dreptul de a modifica conținutul ofertei pentru serviciile respective (mâncare, meniuri, băuturi, servicii auxiliare, personal etc.).
► Să stipuleze exact clauza de forță majoră și circumstanțele care pot fi invocate drept forță majoră.
► Să precizeze în detaliu cursul de acțiune în cazul în care una dintre părți decide rezilierea contractului (care sunt sumele care se rambursează, cuantumul acestora, cine rambursează cui și data exactă).
Contractele sunt instrumentele cele mai eficiente pe care le avem la îndemână pentru a ne pune la adăpost și pentru a avea garanția că ziua nunții va decurge cât mai aproape de ceea ce am visat. Nu vă fie teamă să le folosiți!
Odată ce ați reușit să vă formați echipa de furnizori, mai rămâne doar să vă asigurați că dorințele voastre sunt suficient de clare, apoi lăsați-i să-și facă treaba în timp ce voi vă bucurați de cei dragi și, mai important, de începutul noii voastre vieți alături de partenerul iubit.
