Într-o lume în care fiecare e din ce în ce mai preocupat de propria viață profesională, comunicarea și respectul între colegii de breaslă devin ingredientele cheie ale adevăratului succes, iar domeniul organizării de evenimente nu face excepție. În industria nunților și a evenimentelor, relațiile între furnizori și principalii jucătorii din branșă sunt esențiale pentru reușita fiecărui proiect.
Domeniul HORECA este plin de furnizori extraordinari, e adevărat, de la cei cu multă experiență și până la mai tinerele talente emergente, iar ca standard general al acestei industrii, noi, cei care ne ocupăm de crearea unora dintre cele mai fericite momente din viață, vrem să le oferim clienților noștri tot ce avem mai bun.
Cu toate acestea… uneori, din cauza lipsei de experiență, de înțelegere, de onestitate sau de claritate – de comunicare, până la urmă – atât din perspectiva clienților, cât și a furnizorilor, apar probleme și situații conflictuale care, din păcate, au devenit din ce în ce mai frecvente pe parcursul ultimilor ani.
Vreau să vă sperii? Categoric nu. Vreau să ajut? Chiar vreau. Și tocmai de aceea vreau să vorbim sincer și deschis despre lumea nunților, dincolo de cortina strălucitoare a aparențelor.
Vreau să avem curajul să punem și să ne punem unii altora întrebări și să înțelegem bine toate datele, înainte de a ne lua vreun angajament sau de a investi timp și bani într-un proiect alături de o echipă sau alta.
Și mai vreau ca, din perspectiva tuturor anilor de experiență pe care îi am în spate în acest domeniu, să identificăm și să ridicăm acele bariere care ne împiedică să avem claritatea necesară pentru a ne asigura că procesul de planificare și organizare a fiecărui eveniment este unul cât mai armonios.
În același timp însă, ceea ce vreau să rețineți este că departe de mine gândul să pretind că vă pot spune ce e bine sau ce e rău ori că eu aș deține vreo soluție magică a bunei înțelegeri între principalii jucători din industria organizării de evenimente. Nu, în niciun caz.
Dar ceea ce pot să fac este să sper. Să sper că acest articol ne va îndruma într-o direcție corectă și ne va ajuta să luăm decizii mai bune, mai informate și bazate mai mult pe acel spirit, tot mai rar întâlnit, de colegialitate și respect într-o sferă în care presiunea, eșecul și succesul sunt delimitate de multe ori doar de grosimea stratului de piele de pe obraz. Așa că, haideți să explorăm puțin culisele acestui domeniu al organizării de evenimente cu cărțile la vedere!
Organizarea de evenimente – un business cu ștaif și fără pardon
Nu mai e un secret pentru nimeni faptul că industria nunților se bazează pe o rețea incredibilă de furnizori din toate domeniile conexe. De la florării și saloane pentru mirese până la echipele de audio-video, de la furnizorii de servicii de catering, pâna la artiștii, muzicienii și coordonatorii de evenimente – toți, cu propriile reguli, propriile nevoi, viziuni sau pretenții. Fiecare cu propriul rol, o verigă din lanțul lung al unui întreg angrenaj care, odată pus în mișcare, trebuie să funcționeze perfect pentru a asigura succesul unui eveniment atât de important precum o nuntă.
Dirijor de orchestră – acesta este rolul unui organizator de evenimente. Iar, după ce a convenit asupra obiectivelor, după ce a decis asupra cadrului și a temei și înainte de a stabili ritmul și accentul creativ al fiecărui proiect, depinde apoi de întreaga echipă pe care și-a format-o să aducă laolaltă toate diferitele elemente, astfel încât ele să funcționeze perfect împreună. Acesta este momentul în care importanța relațiilor cu furnizorii în gestionarea evenimentelor ajunge în prim-plan.
Am o mare încredere și respect pentru furnizorii cu care lucrez. Iar acest sentiment ar trebui să fie reciproc.
Implicat fiind în organizarea de evenimente de atât de mult timp, am ajuns să pot discerne grâul de neghină, iar faptul că am lucrat atât de multă vreme în această industrie mi-a permis să-mi fac o imagine de ansamblu asupra celor cu care pot și nu pot lucra. Dacă un furnizor m-a dezamăgit, e puțin probabil să mai primească o a doua șansă. Cu siguranță nu și o a treia. În mod similar, dacă găsesc pe cineva care mă impresionează, e foarte posibil să devenim parteneri pe termen lung.
Sunt pretențios? Absolut. Dar uite cum stă treaba! Pentru că vreau tot ce e mai bun pentru clienții mei, cer foarte mult furnizorilor cu care lucrez și mă aștept să aibă atât abilitățile, cât și profunzimea creativă necesară pentru a se perfecționa. Suntem cu toții pe atât de buni pe cât a fost de reușit ultimul nostru eveniment și, prin urmare, fiecare nou proiect trebuie să îl depășească pe ultimul. Când ne întoarcem și ne uităm la ceea ce am reușit să realizăm, sper (știu) că furnizorii mei înțeleg de ce le cer atât de mult – pentru că vreau acel sentiment de „Wow – noi am făcut asta!” la fiecare proiect pentru care ne-am asumat responsabilitatea de a-l livra cu succes.
De aceea, cele mai exclusiviste și mai valoroase relații cu colaboratorii din domeniul managementului de evenimente ies la iveală atunci când presiunea de a livra rezultate este mare. Pentru că atunci intră în scenă, toate deodată, atât abilitațile profesionale, cât și, mai ales, calitățile umane ale fiecăruia din cei implicați în această industrie. Iar fundamentul absolut al armonizării acestor două laturi este, fară îndoială, comunicarea.
Cât de importantă e comunicarea în organizarea de evenimente?
În industria nunților, comunicarea este acel factor vital care ne conferă siguranța că fiecare eveniment este unul reușit. Ca profesioniști ai acestui domeniu trebuie să ne tratăm reciproc cu respect, iar o comunicare eficientă este însăși esența acestei relații.
Mai mult decât atât, suntem colegi și, de fiecare dată, parte a unei echipe într-o sferă de activitate în care rezultatul final depinde întotdeauna de modul în care fiecare își face treaba – adică bine și responsabil pe bucățica lui, însă, în aceeași măsură, cu atenție și grijă și față de bucățica celorlalți membri de echipă. Este un efort comun bazat pe colaborare, iar la cârma întregului angrenaj mă aflu eu, coordonatorul de evenimente. Așadar, responsabilitatea îmi aparține.
Cer mult, e adevărat – cer implicare, empatie, cer respect și calitate, cer transparență și onestitate, bunăvoință și perfecționare continuă, dar nu cer imposibilul. Pentru că, într-un final, ceea ce cer înseamnă doar comunicare – un flux firesc și eficient de comunicare. Nimic mai mult, nimic mai puțin. Însă, tot din experiență, știu că acesta este și obiectivul cel mai greu de atins.
Care sunt ingredientele unei comunicări eficiente între principalii jucători din HORECA?
De principiu și cu titlu general, mai toată lumea e de acord cu afirmația potrivit căreia comunicarea eficientă joacă un rol esențial în organizarea cu succes a oricărui eveniment. În ciuda acestui fapt însă, există adesea bariere care împiedică o colaborare fluidă și productivă și, de cele mai multe ori, suntem tentați să le căutăm în exterior mai degrabă decât în ograda proprie.
Iată, așadar, câteva dintre aceste sincope pe care le creăm noi înșine în relațiile de comunicare cu colegii și, schițate succint, câteva metode prin care le putem depăși:
1. Să ascultăm, nu doar să auzim. Să ascultăm activ. Ascultând cu atenție nevoile și cerințele celorlalți, putem obține o perspectivă mult mai clară asupra situației și putem gândi soluțiile adecvate atât în beneficiul clientului, cât și, în cele din urmă, spre beneficiul nostru și al reputației noastre profesionale.
2. Al doilea ingredient cheie într-o comunicare eficientă este transparența. Să fim deschiși cu privire la așteptările și limitările noastre, pentru că, dacă rămânem sinceri în discuțiile pe care le avem cu colaboratorii noștri, acest lucru poate ajuta la evitarea surprizelor neplacute și la dezvoltarea unor relații profesionale puternice.
3. Folosirea unui limbaj clar și concis poate face diferența dintre o conversație dificilă și una cu adevărat constructivă. Un ton pozitiv al vocii și abordarea problemelor cu calm pot contribui de asemenea la menţinerea unei atmosfere productive şi confortabile pentru toată lumea.
4. Pe de altă parte, avem uneori tendința să ignorăm feedback-ul negativ sau sugestiile constructive venite din partea celorlalți colegi din domeniu, crezând în mod evident eronat că noi suntem singurii capabili să găsim soluțiile optime în orice situație sau, și mai grav, suspicionându-ne reciproc de rele intenții sau concurență neloială.
5. Să fim buni unii cu ceilalți! Știm că trebuie să ne încântăm clienții, dar nu strică să ne încântăm și colaboratorii. Cu siguranță putem găsi mici modalități de a-i face să se simtă speciali. Iar dacă asta înseamnă să-i urmărim pe rețelele de socializare și să le distribuim conținutul pentru a-i ajuta să își îmbunătățească aria de acoperire spre exemplu, ce ne costă? Nu mai mult decât maximum câteva minute pe care le putem rupe din timpul nostru să ne sprijinim, dezinteresat, colegii pe a căror susținere ne bazăm și noi la o adică, nu-i așa?
În concluzie, cred că ceea ce e cu adevărat important este să nu uităm că relațiile dintre jucătorii din industria de evenimente afectează pe toata lumea în mod egal, de la cei mai mici furnizori și până la clientul final, iar dezvoltarea și menținerea unor relații profesionale sănătoase bazate pe respect, comunicare și bunăvoință vor duce nu doar la organizarea unor evenimente de excepție, ci reprezintă însăși cheia succesului tuturor celor implicați în acest business.
Așa că, înainte de spune sau a acționa în vreun fel față de colegii cu care împărțim și bune și rele, eveniment după eveniment, să respirăm adânc și să conștientizăm un lucru: clienții noștri ne vor percepe întotdeauna ca pe o echipă, iar valoarea profesională a fiecăruia dintre noi este dată de felul în care echipa funcționează ca întreg.
De aceea, n-ar fi de dorit să ne tratăm unii pe alții cu respectul și încrederea cuvenite unor parteneri cu un obiectiv comun – acela de a obține cele mai bune rezultate posibile din activitatea prestată? Întreb și eu. Pentru toți prietenii din industie.
